회사의 헬프 데스크 요구에 맞는 무료 솔루션으로 Gmail을 사용할 수 있습니까?
전통적인 헬프 데스크 솔루션
일부 솔루션에는 Help Desk Lite와 같은 무료 솔루션 인 Kayako eSupport 또는 IssueTrak이 포함될 수 있습니다. 오픈 소스 헬프 데스크 목록이라는 사이트에는 추측 할 수있는 오픈 소스 헬프 데스크 솔루션이 나와 있습니다.
일반적으로 이러한 종류의 솔루션에는 전자 메일을 특정 전자 메일 주소로 발권 시스템으로 바로 보내는 방법이 있습니다. 따라서 고객이 전자 메일을 보내면 전자 메일 상자에 도착한 다음 발권 시스템에 파이프되고 티켓 번호가 할당되며 회사 직원이 처리 할 수 있도록 대기열에 보관됩니다.
그러나 이것이 공개 이메일 주소 인 경우 스팸 문제가 발생합니다. 또한 서버 측 솔루션은 들어오는 스팸을 잘 처리하지 못할 수 있습니다.
그래, 하지만 Gmail?
실제로 Gmail은 무료 웹 기반 이메일 시스템입니다. 그러나 몇 가지 일이 있습니다.
- 그것은 무료입니다.
- 놀라운 스팸 탐지 및 필터링을 자랑합니다
- 들어오는 메시지를 구성하고 레이블을 지정하는 좋은 방법을 제공합니다.
- 대화 스레드는 자동으로 그룹화되므로 해결 될 때까지 각 요청을 쉽게 수행 할 수 있습니다.
그렇다면 어떻게 Gmail을 사용합니까?
가장 먼저해야 할 일은 헬프 데스크 소프트웨어의 요구를 평가하는 것입니다. 여러 부서가 있습니까? 티켓 번호를 반드시 지정해야합니까? 지식베이스가 필요하십니까?
항공권 번호가 필요한 경우? Gmail은 당신을 도울 수 없습니다. 마찬가지로 Gmail에는 과거 문의에 대한 지식 기반을 만드는 내장 된 방법이 없습니다. 그렇다고해서 자신 만의 FAQ 나 지식 기반을 별도로 만들 수는 없습니다.
Gmail을 사용한다고 가정 해 봅시다. Gmail 계정을 만들고 최대한 설명적인 계정 이름을 사용하십시오. 회사의 각 부서마다 고유 한 Gmail 계정을 만들 수 있도록 여러 개의 Gmail 계정을 만들 수도 있습니다. 이 선택은 다시 귀하의 요구에 달려 있습니다. 회사 규모가 작은 경우 들어오는 메시지를 해당 부서 (비서와 같은 종류)로 분리하는 사람이 한 명있을 수 있습니다. 또는 그룹의 사용자 수가 적을 수 있으므로 계정에서 메시지를 구성하는 방법에 동의 할 수 있습니다. 그러나 요청이 많을 경우 여러 개의 Gmail 계정을 설정해야 할 수 있습니다.
Gmail에서 휴가 알림을 설정하려고합니다. 그러나 휴가 통지로 사용하지는 않습니다. 수신 티켓의 자동 승인으로 사용합니다. 고객에게 메시지를 받았음을 알리는 방법입니다. 이를 설정하려면 설정으로 이동하십시오. 휴가 응답자를 켜려면 라디오 버튼을 선택한 다음 보내려는 메시지를 입력하십시오.
공개 이메일 주소 역할을하기 위해 자신의 도메인에 이메일 계정을 설정하려고합니다. GMAIL.COM 주소로 고객에게 이메일을 보내지 않기를 원치 않을 수 있습니다. 따라서 자신의 이메일 계정을 설정하고 Gmail을 이메일 클라이언트로 사용하여 서버에서 이메일을 가져 오십시오. 그렇게하려면 설정-> 계정으로 이동하십시오. “다른 계정에서 메일 가져 오기”에서“다른 메일 계정 추가”를 선택하십시오. Gmail에서 확인할 이메일 주소를 입력 할 수있는 팝업이 나타납니다. 그런 다음 해당 이메일 계정으로 POP3 연결을위한 사용자 이름, 비밀번호 및 서버 주소를 입력하십시오. Gmail로 메시지를 다운로드 한 후 서버에서 메시지를 제거하도록 Gmail을 선택하는 것이 좋습니다.
다음으로 설정-> 계정 탭에서 해당 이메일 주소를 발신 이메일로 만들고 싶을 것입니다. 그렇지 않으면 Gmail에서 보낸 모든 이메일에 Gmail.com이 반송 주소로 포함됩니다. 따라서 "다른 이름으로 메일 보내기"아래의 항목으로 회사 이메일을 Gmail에 입력하십시오. Gmail은이 이메일 주소로 확인 코드를 보냅니다. 받은 이메일에서 해당 코드를 가져 와서 Gmail에 연결 한 다음 해당 계정을 사용하여 Gmail에서 이메일을 보낼 수 있습니다. 이 새 주소를 기본 발신 이메일 계정으로 설정하십시오.
이 작업이 완료되면 이메일 헤더를 파고 들지 않는 한 아무도 Gmail을 사용하고 있다고 말할 수 없습니다.
다음으로 메시지를 구성하는 데 사용할 레이블을 설정하려고합니다. 각 부서의 레이블 일 수 있습니다. 메시지가 처리, 전달 또는 응답을 기다리는 중인지 여부에 대한 레이블 일 수 있습니다. 만드는 라벨은 사용자에게 달려 있지만 미리 문의하는 것이 아니라 메일을 수신 할 수 있도록 Gmail을 체계화 된 플랫폼으로 바꾸는 라벨이기 때문에 미리 계획해야합니다.
Gmail 필터를 사용하여 메일을 더욱 체계적으로 정리할 수도 있습니다.
고객은 어떻게 요청을 제출해야합니까?
두 가지 주요 옵션은 웹 기반 양식을 사용하거나 웹 사이트에 이메일 주소를 직접 게시하는 것입니다. 주소를 직접 게시하면 스파이더가 주소를 선택하여 스팸 목록에 넣을 가능성이 높습니다. 그러나 Gmail의 스팸 필터링은 훌륭하며받은 편지함에 스팸이 많지 않습니다.
양식을 사용하는 경우 이메일 제목 줄을 이메일에 하드 코딩하지 않도록주의하십시오. Gmail의 스레딩 기능은 강력한 헬프 데스크 솔루션을 만드는 강력한 기능 중 하나이며 동일한 제목 줄이 모든 것을 하나의 스레드로 잘못 그룹화합니다. 그러나 요청을 보낼 때 고객이 자신의 제목을 만들 수 있는지 확인하십시오.
Gmail을 넘어서 보자
Gmail은 훌륭하지만 Google의 다른 솔루션은 Google을 비즈니스 커뮤니케이션 요구에 적합한 플랫폼으로 만듭니다. 예를 들어 Gmail 계정을 설정하면 Google 캘린더 (회사 캘린더 및 작업 알림으로 사용할 수 있음)에 대한 액세스 권한도 설정됩니다. Google 문서 도구를 사용하여 고객으로부터 도착할 수있는 특정 종류의 요청을 처리하는 방법에 대한 문서를 저장할 수 있습니다. Google 채팅을 사용하여 직원들과 채팅 할 수 있습니다. Google 사이트 도구를 회사 인트라넷으로 사용하여 회사 절차 및 기타 문서를 웹에 바로 저장할 수 있습니다. Google 그룹스는 회사 전체의 비공개 이메일 목록으로 사용할 수 있습니다.
보시다시피 Google의 무료 서비스는 소규모 비즈니스를위한 훌륭한 솔루션을 만들 수 있습니다. 상자 밖에서 조금만 생각하면됩니다. ????
